ゴルフコンペ幹事の段取り完全ガイド【準備・案内状・配車・景品まで5回の実体験で解説】

新人くん

ゴルフコンペの幹事を頼まれました…。何から始めればいいのか、まったく分かりません。

ニャルル

幹事は事前準備で9割決まるにゃ！5回やって分かった順番を、そのまま教えるにゃ。

私はこれまで、社内コンペを中心に大小5回の幹事をやってきました。やってみて分かったのは、幹事の成功は事前準備で9割決まるということです。準備さえ終わっていれば、当日の幹事は自分もゴルフを楽しめます。

この記事では、20人規模の社内コンペを例に、準備の順番を時期ごとにまとめました。仲間内のコンペでも、やることの順番は同じです。

取引先とのコンペには参加したことはありますが、幹事の経験はありません。接待が目的のコンペなら、手土産など社内コンペにはない準備も必要になります。

幹事の準備は3〜4か月前から【時期別チェックリスト】

幹事の準備は、コンペの3〜4か月前から始めます。いちばん時間がかかるのは、ゴルフ場の連続枠を押さえることだからです。

最優先はゴルフ場の「連続枠」を押さえること

準備でまず取りかかるのは、連続枠の確保です。20人なら5組がまとまってスタートできる枠が必要で、人数が増えるほど取りにくくなります。

早く動く理由は、枠だけではありません。プレー代が手ごろな日や、スタートしやすい時間帯から先に埋まっていくからです。私は参加人数をおおまかに募った段階で、その人数に合わせて予約を入れています。

組数は、1組4人を基本に人数から決めます。

21人になると、4人ずつでは収まらないので6組が必要です。6組を同じコースから続けて出すと、1組目と6組目で40分近い差が出ます。そのため、OUTとINに3組ずつ分けます。

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日程はいちばん上の役職者から確認する

日程調整は、いちばん上の役職者から順に確認します。主催者が来られない日は、コンペそのものが成り立たないからです。上から日程を押さえて、その日に合わせてほかの人に声をかけます。

幹事は1人でやらず、最低2人で組む

幹事は最低2人でやることをおすすめします。私が3人で幹事をしたコンペでは、1人が当日遅れてきました。

遅れた理由は、ゴルフ場まで遠かったことと渋滞です。私ともう1人が早めに着いていたので、受付や準備は2人で済ませられました。結局その1人も間に合い、事なきを得ています。

渋滞は誰にでも起こるので、遅れた幹事を責める気にはなりませんでした。大事なのは、幹事が1人遅れても回る体制にしておくことです。幹事が1人だけだと、その人の遅刻がそのままコンペ全体の遅れになります。

参加費と景品の予算【実例】

社内コンペの参加費は、役職によって金額を変えるやり方がよく使われます。私が初めて幹事をした20人のコンペは、次の内訳でした。

58,000円から、お酒代10,000円・旗1,000円・始球式のボール1,000円・予備費5,000円を引いた41,000円が景品の予算でした。パーティー代はプレー代に含まれていて、各自がゴルフ場に払う形です。残ったお金は次のコンペに繰り越しました。

幹事だからといって割引はなく、私もほかの参加者と同じ参加費とプレー代を払っています。予備費は、景品をもらった人が電車で来ていて持ち帰るのが大変なときに、宅急便で送るためのお金です。

別のコンペでは、参加費を全員2,000円にして、部長以上の人に景品を1品ずつ協賛してもらったこともあります。仲間内のコンペなら、全員同じ金額にするのが分かりやすいです。

景品は参加者の半分くらいに行き渡るようにすると、下位の人まで楽しめます。3,000円・5,000円で何を選ぶか、賞の分け方、のしの付け方はゴルフコンペの景品は3000円・5000円で何を選ぶ？にまとめました。

競技方法とローカルルールを決める

社内コンペの競技方法は、新ペリア方式が定番です。ハンデをその日のスコアから計算するので、初心者にも優勝のチャンスがあります。

初心者が混ざるコンペでは、進行を早めるローカルルールも決めておきます。決めたルールは案内状に書き、朝礼でも説明します。

ドラコン賞とニアピン賞のホールも、この時期に決めます。私のコンペでは、ドラコンをOUTとINで1つずつ、ニアピンを4つ用意しました。

組み合わせの決め方

組み合わせは、3つの原則と2つの気づかいで決めます。

最上位の役職者を先頭の組にするのは、早く上がってお風呂に入るなど、慌てずに表彰式を迎えてもらうためです。最後の組は上がりが遅く、表彰式までバタバタしがちです。

エチケットリーダーは、各組で幹事の代わりをしてくれる人です。役員や上の役職の人に頼むのは避け、その組でいちばん役職が下の人にお願いするのが基本です。組の中にスコアを大きく崩しそうな初心者がいるときは、110以内で回れる人に頼みます。

ラウンドの経験がそこそこあって、1日の流れが分かっている人なら、組の進行を任せられます。自分のスコアが暴れずに立ち回れる人だと、周りに気を配る余裕もあります。

組み合わせ表は、各組の左端に役職の高い人が来るように並べます。役職の高い人から順に、1組目の左端、2組目の左端…と1人ずつ割り振ります。全組の左端が埋まったら、2列目にも同じ順番で入れていきます。

20人・5組なら、左端は1組目が役員、2・3組目が部長、4・5組目が課長です。2列目は1組目と2組目に課長、3組目からは担当が入ります。この並べ方だと、各組の右端がその組でいちばん役職が下の人になり、エチケットリーダーの☆もたいてい右端に付きます。

幹事ツールでは、参加者を「名前　役職」で一覧に入れてボタンを押すと、この並べ方で自動で各組に振り分けられます。

配車は幹事が把握しておく

配車は案内状には載せませんが、幹事は誰がどう来るかを把握しておきます。ゴルフ場は駅から遠いことが多く、車がない人は自分では来られないからです。

ゴルフバッグを積むので、ふつうの乗用車に乗れるのは運転する人を入れて3人くらいが目安です。配車が決まったら、運転する人には待ち合わせの場所と時間、何時までにゴルフ場に着けばいいかを伝えておきます。

幹事ツールの配車表では、運転する人を選ぶと、ほかの人を「〇〇さんの車」に割り当てられます。定員オーバーや、行き方が決まっていない人も一目で分かります。

案内状の書き方【例文付き】

案内状は、組み合わせが決まってからコンペの2週間〜1か月前に送ります。参加の声かけは先に済ませておき、案内状は「確定版」として1回で出すと、訂正の連絡が減ります。

参加の締め切りは数日前でも間に合いますが、決まっていない人がいるまま案内状は出せません。迷っている人には早めに返事をもらい、さっさと確定させるのがコツです。

私は幹事の名前で、メールと社内チャットで送っていました。当日は同じ内容を紙に印刷して配っています。

そのまま使える例文です。〇〇の部分を書き換えてください。

幹事ツールを使うと、同じ内容を組み合わせ表付きのA4の案内状にできます。紙で配るときは、これを印刷しています。

服装のルールはゴルフ場ごとに違うので、予約したゴルフ場の決まりに合わせて書き換えます。ジャケットが必要かどうか迷ったらゴルフのドレスコード完全ガイドも参考にしてください。

前日までに確認しておくこと

前日までに確認するのは、ゴルフ場・景品・天気の3つです。

ゴルフ場：順位表・表彰式の会場・軽食とお酒

私が幹事をしたコンペでは、全組のスコアカードを出すと、ゴルフ場がハンデを計算して順位表を作ってくれました。ただし、すべてのゴルフ場が同じとは限りません。心配なら予約のあとに電話で聞いておき、当日のチェックインでも念のため確認しています。

景品：誰が運ぶか決めておく

景品は量が多いので、幹事どうしで誰の車で運ぶかを決めておきます。幹事が2人以上いると、ここでも分担できます。

協賛品を誰かにお願いしているときは、前日か前々日に「当日お持ちいただけますか」と改めてお願いしておきます。忘れられると賞が1つ足りなくなるので、心配なら事前に預かっておくと確実です。

天気：雨・台風のときの判断

雨の予報で開催するか迷ったことはありますが、雨だけで中止にしたことはありません。雨や霧がひどかった日は、ハーフだけ回って終わりにしたことがあります。

台風が来ていたときは中止にしました。そのときは次回に持ち越しにしています。振り替えられる日はゴルフ場の空き次第なので、中止を決めたら早めにゴルフ場へ相談します。

台風のあとは、道路が通行止めになっていることもあります。私が一人予約でゴルフ場にたどり着けなかった話はかずさカントリークラブにたどり着けなかった反省と前日チェックにまとめました。雨のラウンドの準備は雨の日ゴルフの記事が参考になります。

欠席・ドタキャンが出たときの対応

段取りでいちばん困ったのは、参加予定の人が急に来られなくなったときです。理由は体調不良や仕事の都合でした。

対応は、欠席が分かった時期によって変わります。

人数が変わると、組み合わせとゴルフ場の予約も直す必要があります。予約のときに、人数変更やキャンセルをいつまで受け付けてもらえるかも聞いておくと安心です。

当日のドタキャンをされたこともあります。正直に言うと、マナーとしてどうなのかと感じました。気が乗らないなら、最初から不参加と言ってもらう方が幹事は助かります。参加する側になったときも、行けるか迷うなら早めに断るのが幹事への気づかいです。

ニャルル

欠席の連絡は早いほど助かるにゃ。案内状に「遅刻・欠席は幹事の携帯へ」と書いておくと、連絡が来やすくなるにゃ。

当日の流れ

① スタートの1〜1.5時間前に現地入り

幹事は参加者より必ず早く着いておきます。受付、コンペルームの確認、旗とボールの準備を済ませ、チェックインで順位表のお願いもしておきます。

② 朝礼

③ スタート

先頭の組の最上位役職者に、始球式のボールを渡します。先頭の組のエチケットリーダーにドラコン・ニアピンの旗を渡し、最終組のリーダーには旗の回収をお願いします。

④ ラウンド中

ニャルル

ラウンド中の幹事の仕事は、ゴルフを楽しむことだけにゃ！準備が終わっていれば、自分のプレーに集中していいにゃ。

⑤ 表彰式

表彰式の司会も幹事がします。全組のスコアカードが出そろうと、ゴルフ場が順位表を作ってくれます。受け取ったら、下の賞から順に発表します。参加費は、表彰式のときに各組のエチケットリーダーから受け取ります。

協賛品は「この景品は〇〇さんからいただきました」と紹介すると、出してくれた人の顔が立ちます。目録の渡し方など、景品で表彰式を盛り上げる方法は景品の記事で紹介しています。

コンペが終わったら、収入と支出をまとめた収支報告を参加者に出します。余ったお金は次回への繰越金にします。

準備は無料の幹事ツールでまとめて作れる

ここまでの準備のうち、計算や書類づくりはゴルフコンペ幹事ツールでまとめて作れます。私が幹事をしたときに手間だった作業を、1つにまとめたツールです。

よくある質問

Q. 社長や役員は何組目に入れる？

A. 先頭の組に入れます。先頭なら早く上がれるので、お風呂などでゆっくりしてから表彰式に出てもらえます。始球式のボールも先頭の組の最上位の人に渡します。

Q. エチケットリーダーは誰に頼む？

A. 役員や上の役職の人ではなく、その組でいちばん役職が下の人が基本です。スコアを大きく崩しそうな初心者がいる組では、ラウンドの流れが分かっていて110以内で回れる人に頼みます。

Q. 幹事は何人でやればいい？

A. 最低2人がおすすめです。1人が渋滞などで遅れても、もう1人が受付と準備を進められます。

Q. 準備はいつから始める？

A. 3〜4か月前からです。最初に主催者の日程を押さえ、ゴルフ場の連続枠を予約します。

Q. 案内状はいつ送る？

A. 組み合わせが決まってから、2週間〜1か月前に送ります。参加者を確定させてから出すのが前提です。

Q. 幹事の参加費は安くなる？

A. 私が幹事をしたコンペでは、幹事もほかの参加者と同じ参加費とプレー代を払いました。

Q. 雨の日は中止にする？

A. 私は雨だけで中止にしたことはありません。雨や霧がひどい日はハーフで終わりにし、台風のときは中止して次回に持ち越しました。

Q. 欠席者が出たら？

A. 時間があれば、別の部門の人などに代わりに入ってもらいます。直前で呼べないときは、ゴルフ場に連絡して人数を変更します。

Q. 順位表は幹事が作る？

A. 私が幹事をしたコンペでは、ゴルフ場がハンデを計算して作ってくれました。念のため、予約のあとと当日のチェックインで確認しておくと安心です。

まとめ：幹事は事前準備で9割決まる

ニャルル

準備が終われば、当日は幹事もゴルフを楽しめるにゃ！チェックリストの上から1つずつ進めてみてにゃ。

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